PEMROSESAN
TRANSAKSI DAN
STRUKTUR
PENGENDALIAN INTERN
I.
PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu tujuan
sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai
melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh
sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran
seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
-
Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan
Perusahaan
Pemrosesan
transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan
sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks
dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang
saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional
dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk
memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi
kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut
fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada
tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan
perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem
informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat
terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama
pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional
diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi
fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
- Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan
transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus
akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun.
Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan
arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode
lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A.
Dokumen Sumber
Kebanyakan
transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan
tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu
meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan
meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau
arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan
untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat
pengiriman.
c. Mencerminkan
akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk
memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga
kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan
digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan
dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan
data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan
digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
A.
Jurnal dan Register
Jurnal dan register
merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal
merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data
transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau
catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak
bersifat keuangan.
B.
Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger)
mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang
muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai.
Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh
dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai
transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar
menekankan pada status perkiraan.
C.
Laporan
dan Dokumen
Berbagai laporan
umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan
dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga
dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini
dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat
tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang
disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen
sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
D.
Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting
harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar.
Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat
dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data
keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan
pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan
elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan
keuangan.
A.
Rangkaian Audit
Rangkaian audit
adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan
transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran
dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total
ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya.
Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit
memungkinkan :
a.
Koreksi kesalahan
yang terdeteksi
b.
Menjawab pertanyaan
c.
Rekonstruksi arsip
B.
Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan
transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan
pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan,
perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis.
Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai,
meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan
kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.
-
Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting
Tiap-tiap sistem
pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung
sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian
ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran
tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
A.
Transaksi
Penjualan
Untuk kepentingan
siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur
penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam
jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam
buku besar pembantu piutang.
B.
Transaksi
Penerimaan Tunai
Cek yang diterima
dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian
besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang
tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen
yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam
bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai,
dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu
piutang usaha.
C.
Transaksi Pembelian
Jika terjadi
transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1)
tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam
jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan
ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke
dalam register voucher.
D.
Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)
E.
Transaksi Pembayaran Gaji
II. SPI (Sistem Pengendalian Intern)
- Definisi Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian
intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Tujuan SPI menurut
definisi tersebut adalah :
1.
Menjaga kekayaan
organisasi
2.
Mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi
3.
Mendorong
efisiensi, dan
4.
Mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya
SPI dapat dibagi menjadi dua, yakni :
Pengendalian Intern
Akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern
Administratif (Internal Administrative Control).
-
Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok SPI
adalah :
1.
Struktur organisasi
yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
Sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3.
Praktek yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4.
Karyawan yang
mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan
kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada
unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan
pada prinsip-prinsip berikut :
a.
Harus dipisahkan
fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan
(misal :
pembelian)Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b.
Suatu fungsi tidak
boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu
transaksi.
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya suatu organisasi.
3.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan
dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a.
Penggunaan formulir
bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang
berwenang.
b.
Pemeriksaan
mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa
pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang
tidak teratur.
c.
Setiap transaksi
tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit
organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d.
Perputaran
jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin
akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga
persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e.
Keharusan
pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f.
Pembentukan
unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang
lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa
intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini
harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu
karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai
batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban
keuangan yang dapat diandalkan.
-
Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan
pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer
perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektifitas
unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan
lingkungan pengendalian.
Lingkungan
pengendalian memiliki empat unsur, yaitu :
1.
Filosofi Dan Gaya Operasi
Filosofi adalah
seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi
perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan
dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi memberikan
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : (1) mengapa perusahaan dalam bisnis ?, (2)
bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis ?, (3) apa yang seharusnya dilakukan
dan apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai bisnis perusahaan ?.
2.
Berfungsinya
Dewan Komisaris Dan Komite Pemeriksa
Dewan komisaris
adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas.
Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh
manajemen (direksi). Dengan demikian dewan komisaris yang aktif menjalankan
fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan
manajemen (direksi).
Apabila penunjukan
akuntan publik dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat
tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Hal ini karena manajemen
puncak adalah pihak yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggung-jawaban
keuangan oleh akuntan publik. Padahal manajemen puncak yang menentukan
pemilihan akuntan publik yang ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang
dipakai untuk pertanggung-jawaban keuangan oleh manajemen puncak. Oleh karena
itu, untuk menciptakan independensi akuntan publik perusahaan-perusahaan yanggo
public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan akuntan publik dari
tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan (audit
committee).
Fungsi komite
pemeriksaan yang secara langsung berdampak terhadap akuntan publik adalah :
a.
Menunjuk akuntan
publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan
perusahaan.
b.
Membicarakan luas
pemeriksaan dengan akuntan publik.
c.
Meminta komunikasi
langsung dengan akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan
oleh akuntan dalam pemeriksaan.
d.
Menelaah
laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai
dilakukan.
3.
Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian
manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Perencanaan dan
pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap : (1) penyusunan program
(rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), (3)
pelaksanaan dan pengukuran, dan (4) pelaporan dan analisis.
4.
Kesadaran
Pengendalian
Kesadaran
pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari
berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh
akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan
koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan intern
atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen
terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.
- Siapa Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi ?
Apabila sebuah
perusahaan dikelola oleh manajer profesional, maka dalam perusahaan ini
terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin perusahaan. Pemilik menyerahkan
pengelolaan kekayaannya kepada manajer profesional tersebut, dan dengan
demikian manajer profesional berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan hasil
pengelolaan kekayaan tersebut kepada pemiliknya.
Pertanggung-jawaban
pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan ini disajikan dalam laporan keuangan.
Laporan keuangan merupakan alat pertanggung-jawaban manajemen puncak atas hasil
pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan kepadanya oleh pemilik
perusahaan.
- Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Untuk Akuntansi
Rincian tujuan SPI
akuntansi adalah sebagai berikut :
1.
Menjaga kekayaan
perusahaan :
a.
Penggunaan kekayaan
hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b.
Pertanggung-jawaban
kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya
ada.
2.
Mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi :
a.
Pelaksanaan
transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b.
Pencatatan
transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Tujuan tersebut
dirinci lebih lanjut sebagai berikut :
1.a.
1.
Pembatasan akses
langsung terhadap kekayaan.
2.
Pembatalan akses
tidak langsung terhadap kekayaan.
1.b.
1.
Pembandingan
rencana periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya
ada.
2.
Rekonsiliasi antara
catatan akuntansi yang diselenggarakan.
2.a.
1.
Pemberian otorisasi
oleh pejabat berwenang.
2.
Pelaksanaan
transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
2.b.
1.
Pencatatan semua
transaksi yang terjadi.
2.
Transaksi yang
dicatat adalah benar-benar terjadi.
3.
Transaksi dicatat
dalam jumlah yang benar.
4.
Transaksi dicatat
dalam periode akuntansi yang seharusnya.
5.
Transaksi dicatat
dengan penggolongan yang seharusnya.
6.
Transaksi dicatat
dan diringkas dengan teliti.
Sumber : http://pengembangan-tekhnologi.blogspot.com/2011/11/pemrosesan-transaksi-dan-struktur.html,
www.google.co.id, www.gunadarma.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar